Entender como fazer a contabilidade de uma empresa é um processo que exige atenção e estudo. Do pagamento de despesas da loja ao controle de taxas, tudo precisa estar incluso e a gente explica como você pode fazer isso. Vamos lá?
A contabilidade da loja é o registro organizado de tudo o que entra e sai da empresa, feito conforme as regras legais e fiscais. Ela é dividida em duas partes: o lojista organiza as vendas, as notas fiscais, as despesas e os documentos do dia a dia, e o contador usa essas informações para apurar os impostos, cumprir as obrigações e preparar as demonstrações contábeis.
Existem muitas estratégias para fazer a contabilidade de uma loja com qualidade e eficiência. Seja na hora de cortar gastos, quando é necessário fazer novos investimentos ou mesmo no dia a dia, definir processos auxiliam, e muito, na sua gestão. Tudo o que você precisa é saber a forma certa de fazer isso.
Contabilidade da loja: por onde começar?
Para uma boa gestão, você precisa começar do básico. Abaixo nós listamos alguns pontos que devem ser levados em conta por quem deseja saber como fazer a contabilidade de uma loja.
Será que são ações que você já faz? O que você consegue implementar sem tanta dor de cabeça? Avalie todos os pontos e vá anotando o que você já faz e o que pode melhorar:
1. Registre todas as despesas e receitas da loja
Para fazer a contabilidade da sua loja, você precisa conhecer as despesas e receitas do negócio, ou seja, saber quanto recebe e quanto é gasto. Para isso, é preciso registrar todos os comprovantes de compra e venda, como notas fiscais e extratos bancários.
Aqui, é preciso criar uma rotina de coleta e armazenamento de informações para que nada seja esquecido. Se você possui uma equipe, explique aos seus funcionários a importância dessas informações e forneça instruções de como eles devem fazer o registro. Assim, todos colaboram com a área contábil.
Uma forma simples de manter esse registro é o livro caixa, com todas as entradas e saídas organizadas por data.
2. Crie uma rotina semanal
Ter uma rotina semanal é ideal para facilitar o armazenamento e o controle das informações, sem deixar tudo para o final do mês. Reserve um momento na semana para fazer uma revisão financeira e se certificar de que todas as movimentações estão sendo registradas.
Crie roteiros e checklists de como essa rotina vai funcionar. Isso lhe permitirá ganhar tempo e não se esquecer de nenhum ponto. Nessa revisão, vale fazer a conciliação bancária, comparando o que foi registrado com o que aparece no extrato.
3. Mantenha-se atualizado
Como dono de um negócio, você precisa conhecer os conceitos básicos da área de contabilidade. Isso é importante para que você tenha certeza da saúde financeira e contábil da empresa. Além disso, deve acompanhar as novidades do setor, que também sofre atualizações com o passar do tempo.
Além de se manter atualizado por meio de jornais, por exemplo, aproveite a internet para consumir mais conteúdos como este que você está lendo e faça cursos introdutórios sobre o tema.
4. Conte com a ajuda de um profissional
A contratação de um profissional de contabilidade é fundamental para lidar com as questões legais da sua loja. Mesmo que procure um profissional apenas pontualmente para organizar o seu sistema financeiro, um contador pode esclarecer todas as suas dúvidas e revisar os seus documentos para certificar que estão de acordo com as necessidades legais.
Na prática, microempresas e empresas de pequeno porte precisam de um contador para loja responsável pela escrituração. Só o MEI é dispensado, mas ainda tem obrigações próprias, como a guia mensal e a declaração anual.
Obrigações contábeis e fiscais da loja
As obrigações contábeis e fiscais são o que a loja precisa pagar, declarar e guardar para ficar em dia com o governo. O contador cuida da maior parte delas, mas o lojista precisa conhecer cada uma para entregar as informações no prazo:
- Regime tributário: define como a loja paga impostos. A maioria das lojas pequenas está no Simples Nacional, mas há também o Lucro Presumido e o Lucro Real. Veja as diferenças entre os regimes tributários e quando vale escolher entre Lucro Presumido ou Simples Nacional.
- Guia de impostos do mês: no Simples Nacional, os impostos são pagos em uma guia única, o DAS, calculada sobre o faturamento. Entenda como calcular o DAS.
- Notas fiscais de entrada e saída: toda compra de mercadoria chega com nota de entrada, e toda venda precisa sair com nota fiscal. São esses documentos que o contador usa para apurar os impostos.
- Folha de pagamento e encargos: salários, férias, 13º, FGTS, INSS e o pró-labore do dono precisam ser calculados e informados todo mês.
- Declarações anuais: além das guias do mês, a loja entrega declarações uma vez por ano, que variam conforme o regime tributário e são preparadas pelo contador.
- Guarda de documentos: notas fiscais, livros, guias pagas e documentos da folha precisam ser guardados, em geral por pelo menos cinco anos, porque podem ser pedidos em uma fiscalização.
Rotina mensal com o contador
Boa parte dos atrasos na guia de impostos vem de documentos que chegam tarde ao contador. Combine uma data fixa de envio, de preferência nos primeiros dias do mês seguinte, e use este checklist:
- Notas fiscais de entrada: todas as notas de compra de mercadorias e de despesas do mês.
- Relatório de vendas: total vendido no mês, separado por forma de pagamento, com as notas fiscais de saída.
- Extratos: extratos bancários e das maquininhas de cartão do período.
- Informações da folha: admissões, demissões, faltas, horas extras, comissões e férias, antes do fechamento da folha.
- Despesas: comprovantes de aluguel, contas de consumo, serviços e outras despesas, classificados por categoria.
- Novidades do mês: contratos novos, empréstimos, compra de equipamentos e mudanças no quadro de sócios.
Para classificar as despesas sempre do mesmo jeito, use um plano de contas para loja. Isso facilita o trabalho do contador e deixa os relatórios mais confiáveis.
Contabilidade x gestão financeira
Muita gente confunde contabilidade empresarial com controle financeiro. As duas usam os mesmos dados, mas têm objetivos diferentes, e a loja precisa das duas:
- Contabilidade empresarial: registra os fatos da empresa conforme as regras legais e fiscais. Serve para apurar impostos, cumprir as obrigações contábeis e gerar demonstrações como o balanço patrimonial. Fica, em grande parte, com o contador.
- Gestão financeira: é o dia a dia do lojista, com fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, margem e capital de giro. Ferramentas como a DRE mostram se a loja está dando lucro e ajudam nas decisões.
Quando as vendas e as despesas são bem registradas, a contabilidade para loja fica mais rápida e barata, e o lojista ganha números confiáveis para decidir preços, compras e investimentos.
Como organizar as finanças da loja
Organizar as finanças deve ser uma das maiores preocupações dos gestores na hora de fazer a contabilidade da loja. E mesmo com toda a abordagem do assunto em eventos do setor, influenciadores do segmento e sites da área, sabemos que ele ainda gera incertezas no dia a dia. O resultado dessa dificuldade é a persistência do problema, o que muitas vezes gera até o fechamento do negócio.
Isso acontece porque, muitas vezes, as empresas ficam tão focadas em atender a parte comercial, que deixam os outros setores desamparados. Uma das consequências da falta de gestão é o crescimento desorganizado do negócio e a dificuldade na tomada de decisões.
Para evitar problemas, confira nossas dicas e comece a organizar as finanças o quanto antes:
Verifique a situação financeira atual
É preciso revisitar o passado e o andamento atual da sua loja para que você possa projetar um futuro sustentável. Verifique pontos como:
- A sua empresa está sendo lucrativa?
- Os produtos estão dando retorno? Quais?
- Quais são as contas a pagar e receber abertas
Este planejamento prévio é fundamental para dar os próximos passos. Com ele você otimiza os resultados e evita desequilíbrios no futuro.
Muitas vezes, essa tarefa de colocar todos os números no papel e analisar é demorada. Além disso, sabemos que algumas pessoas chegam a ter medo de ver todas as contas e descobrir prejuízos. Lembre-se que essa ação é super importante e mesmo quando encontrar números não tão agradáveis, o foco deve ser nas oportunidades. Descobrir o início de uma crise com antecedência torna mais fácil a sua solução.
Nunca misture as finanças pessoais com as da organização
Este é um erro muito comum, principalmente em negócios pequenos. Muitas vezes o dono da loja acumula as funções de financeiro, vendas e marketing. Ou seja, a empresa tem apenas um funcionário.
Mesmo em casos de micro empresas, não é conveniente misturar as contas da empresa com as pessoais. Isso inclui a retirada de algumas notas do caixa para fazer uma compra rápida. Pode parecer que não fará a diferença, mas quando a exceção vira um hábito, o impacto nas finanças é grande. Além disso, depois fica difícil explicar as diferenças na contabilidade. O caminho certo é definir um pró-labore e retirar só esse valor.
A tecnologia pode te ajudar
Existem algumas ferramentas e métodos que ajudam você na hora de organizar as finanças do seu negócio. São modelos que foram estudados e auxiliam empresas em todo o mundo, das micro até as grandes corporações multinacionais. Seguem alguns exemplos abaixo:
Fluxo de Caixa: permite o acompanhamento de todas as entradas e saídas do caixa de uma empresa por um certo período de tempo. Com ela, é possível ter controle dos compromissos a serem honrados no curto prazo e também permite a realização de projeções. Existem softwares específicos para fluxo de caixa, mas você também pode utilizar uma Planilha no Excel ou no Google.
Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE): serve de complemento ao fluxo de caixa. Com este recurso, é possível saber o resultado líquido da empresa em um determinado espaço de tempo. O DRE pode ser feito em uma planilha do Excel ou Google ou também por meio do uso de softwares de gestão financeira.
Orçamento: com certeza você já ouviu falar e já recebeu um orçamento, não é mesmo? Este documento permite que sejam organizados e calculados os recursos da loja, como compras de mercadoria, despesas e investimentos. Além disso, contribui para que estes recursos sejam utilizados de forma consciente pelos gestores e funcionários. Quais são todos os dados que você quer mostrar no orçamento? Organize-os em um documento de Word, no Google Docs ou em um Sistema de Gestão e facilite a organização do seu negócio.
Sistema de cobrança: é um recurso que automatiza o processo de cobrança, facilitando o controle financeiro. Ele diminui a realização de atividades manuais e automatiza a inclusão de informações financeiras.
Sistema financeiro: atualmente, o mercado oferece uma grande variedade de softwares, que permitem o melhor desenvolvimento das atividades da empresa. Alguns possuem armazenamento na nuvem, o que possibilita ao usuário ter acesso às informações de qualquer lugar e dispositivo. Uma plataforma comum, que citamos acima, é a disponibilizada pelo Google. Com a parte de documentos, você gera planilhas e apresentações de forma segura e gratuita. Mas, caso o seu negócio precise de mais funcionalidade, considere contratar um sistema especializado para o seu segmento.
Facilite a contabilidade da sua loja com o Hiper. No mesmo sistema em que você vende e controla o estoque, a gestão financeira do Hiper reúne contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, DRE gerencial e relatórios financeiros e fiscais, com envio de documentos e comunicação direta com a contabilidade. O contador da loja também tem um acesso próprio, o Painel do Contador. Faça o teste grátis e veja na prática.
Gestão financeira: como ter bons resultados e cortar gastos
Existem inúmeras estratégias para aumentar a qualidade e a eficiência dos processos e melhorar o fluxo de caixa, até mesmo em negócios que já se encontram endividados ou com orçamentos bastante restritos. Um bom gerenciamento de gastos é importante para estabelecer a sua loja no mercado. Do contrário, corre-se o risco de ver o lucro diminuir e a credibilidade do negócio se perder. Confira nossas dicas:
- Faça uma análise dos custos empresariais: elabore um planejamento financeiro adequado à realidade da loja, com metas de custos e eficiência. Com base nas prioridades e nos custos fixos, elabore um fluxo de caixa e controle o capital de giro, mantendo o equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento.
- Identifique oportunidades de corte de gastos: analise despesas como aluguel, materiais de limpeza, funcionários, insumos e energia elétrica para encontrar a causa raiz dos custos acima da média. Cobrar clientes inadimplentes e renegociar contratos com fornecedores também ajudam.
- Terceirize as funções esporádicas: serviços não essenciais e pouco frequentes, como manutenção, limpeza, recursos humanos e marketing, podem ser contratados sob demanda. Antes de assinar o contrato, certifique-se da idoneidade da empresa contratada.
- Faça parcerias com outras empresas: uma parceria de sucesso com um fornecedor, investidor ou representante é uma ótima maneira de fazer sua loja crescer, já que normalmente não requer o investimento de recursos financeiros.
- Pesquise propostas de empréstimos e financiamentos: todas as propostas cobram juros, que precisam entrar no planejamento orçamentário da loja. Caso contrário, em vez de crescer, ela sofrerá com um impacto negativo em seu fluxo de caixa por um longo período.
- Adote um banco de horas: é uma boa saída para a loja poupar com o pagamento de horas extras, e os colaboradores podem usar as horas para emendar feriados ou prolongar as férias. Fique atento ao prazo de compensação: por acordo individual escrito, as horas precisam ser compensadas em até 6 meses; por acordo ou convenção coletiva, em até 1 ano; e a compensação dentro do mesmo mês pode ser combinada por acordo individual. Veja as regras completas no conteúdo sobre banco de horas.
- Reavalie os benefícios oferecidos: converse com o time sobre o que é mais importante para cada grupo de colaboradores e invista no que faz sentido. Antes de determinar mudanças, verifique se fazem parte de algum acordo sindical.
- Considere dar férias coletivas: se for preciso reduzir custos de forma brusca, opte por períodos com menos procura. A loja também economiza nas contas de luz e água.
- Envolva a equipe nas ações de economia: quem trabalha no dia a dia costuma saber onde está o desperdício. Incentive o time a digitalizar documentos, evitar descartáveis e aproveitar a luz natural, e crie metas de economia com recompensa para quem ajudar.
- Organize adequadamente seu estoque: grande parte do dinheiro da loja passa pelo fluxo de mercadorias do estoque. Planeje as compras com antecedência, identifique os itens de bom e de baixo giro e compre conforme a demanda, evitando perdas por vencimento.
Para ver mais ações e exemplos, confira o conteúdo completo sobre como cortar gastos da sua loja.
Gostou de conhecer nossas dicas e ações para economizar? Qual dessas dicas você vai começar a praticar?
Perguntas frequentes sobre a contabilidade da loja
Como fazer a contabilidade de uma loja?
A contabilidade é feita pelo contador, mas depende da organização do lojista. A loja precisa registrar todas as vendas e despesas, guardar as notas fiscais de entrada e saída, separar as contas pessoais das da empresa e enviar os documentos ao contador todo mês. Com isso, ele apura os impostos, cuida da folha e entrega as obrigações. Um sistema de gestão que integra vendas, estoque e financeiro reduz o trabalho manual dessa rotina.
Loja pequena precisa de contador?
Microempresas e empresas de pequeno porte precisam manter escrituração contábil, o que na prática exige um contador responsável. O MEI é dispensado de contador, mas ainda precisa pagar o DAS mensal, fazer a declaração anual e emitir nota quando vende para empresas. Mesmo nesse caso, contar com orientação contábil evita erro de enquadramento e multas.
Quais documentos a loja deve enviar ao contador todo mês?
Em geral: notas fiscais de compra (entrada) e de venda (saída), relatório de vendas por forma de pagamento, extratos bancários e de cartões, comprovantes de despesas, informações da folha (admissões, faltas, horas extras, comissões) e contratos novos. Combine com o contador uma data fixa de envio para não atrasar a guia de impostos.
Qual a diferença entre contabilidade e gestão financeira da loja?
A contabilidade registra os fatos da empresa conforme as regras legais e fiscais e serve para apurar impostos, cumprir obrigações e gerar demonstrações como o balanço. A gestão financeira é o dia a dia do lojista: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, margem e capital de giro. As duas usam os mesmos dados, por isso vendas e despesas bem registradas facilitam o trabalho do contador e as decisões do dono.
Quanto custa um contador para loja?
O valor depende do regime tributário, do faturamento, do número de funcionários e do volume de notas. Escritórios costumam cobrar uma mensalidade fixa, maior para empresas no Lucro Presumido ou com folha de pagamento. Peça propostas a mais de um contador, confira o que está incluído (folha, obrigações, atendimento) e se ele trabalha com sistemas que recebem os dados da loja automaticamente.
A loja pode fazer a própria contabilidade?
O lojista pode e deve cuidar do controle financeiro, mas a escrituração contábil e a entrega das obrigações exigem conhecimento técnico e, para microempresas e empresas de pequeno porte, a responsabilidade de um contador. O que dá para fazer internamente é deixar tudo organizado: vendas registradas no sistema, notas arquivadas e despesas classificadas por categoria.
